La automatización de procesos robóticos, o RPA, tiene un papel importante que desempeñar en la transformación de la industria inmobiliaria. La tecnología permite a las empresas inmobiliarias automatizar tareas manuales y arduas y los profesionales inmobiliarios dedicar más tiempo a tareas que agreguen valor al negocio.
Este artículo explorará por qué la industria de bienes raíces debería adoptar RPA, los beneficios, los desafíos, el impacto para aquellas empresas que no adoptan la robótica y dos estudios de caso para hacer cumplir el punto.
La industria inmobiliaria: ineficiencia en los procesos de back-office
Actualmente, las organizaciones inmobiliarias, como muchas en las industrias tradicionales, se enfrentan a un desafío cuando se trata de impulsar la eficiencia en los procesos administrativos. Algunas actividades, como la gestión de documentos, el procesamiento de facturas y la extracción de datos de estos documentos, requieren mucho tiempo y concentración.
Estas tareas son, por supuesto, extremadamente importantes, pero consumen una cantidad considerable de tiempo y trabajo para completarlas.
Últimamente, según Ranjit PV, vicepresidente de tecnología de Retransform , las empresas inmobiliarias ahora “buscan constantemente formas de mejorar estas ineficiencias, al mismo tiempo que reducen el costo y también mejoran el tiempo de respuesta de estas actividades”.
Una de las mejores formas de lograrlo es mediante la adopción de RPA o robótica.
RPA permite a las organizaciones “automatizar fácilmente tareas tan tediosas y repetitivas que consumen una cantidad considerable de tiempo y capital humano”, agrega PV.
In-house, outsourcing o el trabajador digital 24/7
Históricamente, las industrias tradicionales deben tomar la decisión de subcontratar una solución tecnológica como RPA a un proveedor de servicios o implementarla internamente.
Sin embargo, ahora según PV, hay una tercera opción.
“Las empresas de bienes raíces que buscan adoptar RPA tienen una opción alternativa: el asistente virtual o un empleado virtual realizan estas actividades de incorporación de una nueva solución tecnológica”, dice.
Los beneficios de RPA
La adopción de RPA tiene muchos beneficios en la industria inmobiliaria.
La adopción de la tecnología aumentará la eficiencia de muchas tareas, porque se realizarán mucho más rápido en un entorno digital.
Esta automatización de tareas repetitivas y el tiempo de respuesta mejorado en las tareas, debido a que los bots trabajan 24 horas al día, 7 días a la semana, generarán ahorros de costos.
La precisión en tareas como la entrada de datos también mejorará significativamente, porque una vez que se ha programado el bot no hay distracciones ni fallas.
El beneficio final, y quizás el más importante, es el tiempo que se ahorra a los empleados al automatizar las tareas manuales. Los empleados podrían trasladarse a otras áreas donde se requiera un toque humano, áreas más innovadoras o una actividad generadora de ingresos.
“La adopción de RPA libera la evaluación de recursos humanos. Y desde una perspectiva de cumplimiento, una vez que defina los límites, los bots trabajarán dentro de estos y se asegurarán de que su negocio cumpla ”, agrega PV.
Estudios de caso
Demostrando los beneficios de RPA en el sector inmobiliario, específicamente, PV proporcionó dos estudios de caso.
1. Logística inmobiliaria
El cliente es un líder mundial en bienes raíces de logística con un enfoque en mercados de alto crecimiento y barreras altas. Un fideicomiso de inversión inmobiliaria (REIT) que cotiza en bolsa, ofrece a sus clientes e inversores la plataforma de distribución de espacios de distribución más moderna y geográfica diversa del mundo. El cliente es conocido por su incomparable servicio al cliente y su compromiso con el desarrollo sostenible.
Caso de uso
El cliente utiliza Salesforce para administrar sus oportunidades comerciales y Yardi Voyager para administrar sus arrendamientos. Las oportunidades (nuevos arrendamientos y renovaciones) se ingresaron primero en Salesforce y, una vez que se cerraron, los arrendamientos se ingresaron manualmente en Yardi Voyager. Este proceso requería mucho tiempo y era propenso a errores humanos. Además, la firma de un contrato de arrendamiento en Yardi Voyager tardó 50 minutos en completarse.
Para superar estos desafíos, el cliente buscaba una solución que cumpliera con los siguientes criterios:
- Automatice la creación de arrendamientos en Yardi Voyager capturando la oportunidad comercial cerrada de Salesforce.
- Rastree cualquier error durante el proceso con capturas de pantalla y notificaciones.
- Notificaciones sobre la creación exitosa de un contrato de arrendamiento en Yardi Voyager.
- Mantenga un registro de auditoría para el proceso de un extremo a otro
Solución proporcionada
Con la amplia experiencia de Retransform en el dominio inmobiliario y la experiencia en RPA, el equipo ayudó a desarrollar una solución viable para automatizar el proceso manual de ingresar arrendamientos en Yardi Voyager utilizando la información ya disponible en Salesforce.
Para cumplir con los requisitos del cliente, Retransform diseñó y desarrolló una solución de RPA integral que incluía al BOT obteniendo las oportunidades cerradas de Salesforce y creando / modificando estos arrendamientos dentro de Yardi Voyager.
Beneficios
El tiempo de procesamiento manual para crear un contrato de arrendamiento en Yardi Voyager fue de más de 50 minutos por contrato. El BOT podría completar lo mismo en menos de 10 minutos. Esto resultó en un ahorro considerable de tiempo, precisión en la introducción de datos y ahorro de recursos para el cliente.
2. Bienes inmuebles comerciales
El cliente es un líder de la industria y una de las organizaciones financieras y de bienes raíces comerciales más grandes. Con más de cinco décadas de experiencia, se especializan en la creación, desarrollo y apoyo de empresas miembro que brindan servicios comerciales relacionados con bienes raíces y fondos de inversión alternativos, incluidas sociedades limitadas, fondos institucionales y REIT cotizados y no cotizados.
Caso de uso
El cliente estaba migrando a su sistema ERP de JD Edwards a Yardi. El volumen de datos (~ 500 GB) que se iba a migrar era enorme. Después de la migración, era necesario validar la precisión de los datos migrados. Esto implicó comparar los datos del sistema de origen (JDE) con el sistema de destino (Yardi). Este ejercicio de validación, si se realiza manualmente, habría llevado un par de meses al equipo para completar la tarea.
El cliente necesita una solución automatizada para validar la precisión de los datos de las siguientes entidades:
- Propiedades
- Arrendamientos
- Unidades
- Saldos de GL: Segmentos subsidiarios y auxiliares del libro mayor
- Saldos GL: Presupuesto combinado
- GL: por segmentos
- GL Libro Wise
- GL: Nivel de empresa
- Registro de ventas
Solución proporcionada
Para cumplir con los requisitos del cliente, Retransform diseñó y desarrolló una solución RPA que incluía el desarrollo de varios BOT que funcionarían 24 horas al día, 7 días a la semana. Estos BOT comparan los datos de JDE con Yardi para mayor precisión. Las plantillas de informes de JDE se asignaron y predefinieron con identificadores únicos de Yardi.
El BOT extrajo los datos de los informes de JDE, buscó los correspondientes registros en Yardi y comparó cada punto de datos. Al final del proceso, el BOT generó un informe de conciliación destacando todas las discrepancias encontradas con los puntos de datos durante el proceso de validación.
Beneficios
El tiempo de procesamiento manual para validar los datos podría haber sido de más de 2 meses. El BOT podría completar lo mismo en dos semanas, además al cliente un ahorro considerable de tiempo y recursos. Además, el BOT destacó rápidamente todas las discrepancias, que se corrigieron manualmente antes de que la aplicación se activara.
Los desafios
A pesar de los beneficios obvios, como se demostró anteriormente, existen varios desafíos al adoptar una tecnología relativamente nueva como RPA en una industria tradicional.
Hay usuarios tardíos en lo que respeta a la tecnología emergente, porque en un sector como el inmobiliario el enfoque está en la compra, venta y arrendamiento de espacio; hay poco enfoque en el lado técnico de las cosas desde una perspectiva a nivel de directorio y en toda la organización. a menos que esté en el equipo de TI.
El término proceso robótico, automatización, intimida a las personas que trabajan en el sector inmobiliario, y existen otros factores de disuasión importantes en la adopción de estas nuevas tecnologías.
“Uno es la gestión del cambio”, dice PV. “Las necesidades necesitan tener un campeón que pueda impulsar el cambio de adoptar algo como RPA en toda la organización.
“Otro desafío se centra en identificar el proceso correcto para activar, porque hay ciertas reglas que deben seguir cuando implemente la RPA”.
Para superar este desafío, PV sugiere implementar RPA de forma modular.
“Empiece con algo pequeño y automatice las frutas que están colgando. Una vez que el resto del negocio comprenda los beneficios de estas victorias rápidas y vea las mejoras incrementales, la adopción más amplia de la tecnología será más fluida y experimentará menos resistencia ”, dice.
No hay duda de que, a pesar de los desafíos, la RPA está ganando impulso y se está afianzando significativamente en el sector inmobiliario, principalmente porque la idea es lidiar con la mejora del proceso y los usuarios comerciales pueden relacionarse con esto.
RPA: ventaja competitiva en la industria inmobiliaria
Las empresas inmobiliarias que no adoptaron RPA y tecnologías similares tendrán dificultades para competir con otras empresas que sí adopten la tecnología. Al implementar RPA, los pensadores avanzados serán más eficientes que sus competidores.
“La RPA es principalmente una tecnología no invasiva de muy bajo riesgo. Las organizaciones no tienen que hacer un gran cambio en sus sistemas, y esto mejora la eficiencia de la empresa, la calidad del trabajo, el tiempo de respuesta, la satisfacción del cliente y más. Hay mucho que ganar con la implementación de RPA, pero un riesgo mínimo “.