La IA está creando un entorno de trabajo cada vez más rico en datos, en el que la captura y el intercambio eficaz de conocimientos institucionales es más importante que nunca. La importancia radica en la importancia de crear equipos resilientes y ágiles sin ineficiencias derivadas de lagunas de conocimiento que obstaculizan la colaboración y frenan la innovación.
Entonces, ¿cómo se combinan el poder de la IA y la importancia de prevenir las brechas de conocimiento?
Como digo, la IA está cambiando las cosas, pero más específicamente, está reduciendo la posibilidad de que existan brechas de conocimiento significativas. Al surgir como un poderoso facilitador de una cultura de equipo más inteligente y autosostenible, está quedando claro que al incorporar la IA en las prácticas de intercambio de conocimientos, las organizaciones pueden empoderar a los equipos para retener, acceder y utilizar conocimientos con una eficiencia sin precedentes. Esto lo tengo claro, de todos modos, pero tal vez sea natural debido a mi posición como fundador de Bubbles . ¿Mi misión? Difundir esta realidad y empoderar a otras personas y equipos.
En cuanto al equipo, hemos visto a las empresas esforzarse por superar los silos de conocimiento desde que existen los equipos. Las herramientas impulsadas por IA que capturan, organizan y distribuyen información se están volviendo esenciales para facilitar esta tarea. El 71 % de los empleados siente que pierde demasiado tiempo en reuniones improductivas, donde se comparte información valiosa pero rara vez se retiene de manera efectiva. La IA está abordando esta brecha, convirtiendo el intercambio de conocimientos en un proceso estructurado y continuo que beneficia a todos los miembros del equipo y no deja a nadie en la oscuridad.
La IA como guardiana del conocimiento
El intercambio tradicional de conocimientos dependía en gran medida de reuniones, documentación o intercambios personales. Si bien son útiles, estos métodos son propensos a la fragmentación (como se estableció en mi análisis profundo de la filosofía de reuniones de Ingvar Kamprad ), lo que a menudo da como resultado la pérdida de conocimientos. La pérdida de conocimientos en esta forma es perjudicial, y el HBR informa que el 70% de los empleados no dominan las habilidades necesarias para hacer su trabajo, una tendencia que subraya la necesidad de soluciones más sólidas y progresivas. Aquí, la IA actúa como un guardián (un buen guardián), capturando información y manteniéndola accesible y relevante a lo largo del tiempo.
Las herramientas de IA pueden transcribir automáticamente reuniones, extraer información clave y almacenarla en un centro de conocimiento centralizado. Esto crea una biblioteca “viva” a la que cualquier miembro del equipo puede acceder en cualquier momento. Cabe destacar que un informe reveló que el 68 % de los empleados están abrumados por las cargas de trabajo y la información. Al centralizar y condensar el conocimiento, la IA ayuda a evitar este tipo de desconexión de la información, lo que resulta especialmente valioso para los equipos híbridos o remotos que se reúnen constantemente de forma virtual.
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Creando una cultura de autoaprendizaje con IA
La IA no solo almacena información, sino que aprende de ella. Al analizar patrones, contexto y tendencias dentro de los datos, las herramientas de IA pueden identificar lagunas de conocimiento o destacar áreas de fortaleza emergentes o existentes. ¿El resultado? La capacidad de predecir y planificar las necesidades de aprendizaje futuras. Esta capacidad enorme de respaldar fácilmente una cultura de aprendizaje continuo contribuye en gran medida a que la cultura se desarrolle y se adapte naturalmente a los objetivos cambiantes de la empresa.
Imaginemos un equipo de productos que trabaja en la actualización de una nueva función. En lugar de revisar manualmente los correos electrónicos y los hilos de Slack, las herramientas impulsadas por IA pueden recopilar datos históricos relevantes sobre proyectos similares, lecciones aprendidas y comentarios de los clientes al instante. Con eso, ya está a medio camino y trabaja de manera proactiva con una mentalidad de aprendizaje continuo. Según Gallup , esta mentalidad puede aumentar la productividad en un 17 % y la rentabilidad en un 21 %. Mantener su cultura centrada en el conocimiento le brinda una ventaja competitiva.
Reducción de la sobrecarga de información con la curación por IA
La captura de conocimiento impulsada por la IA conlleva el riesgo de una sobrecarga de información. De hecho, el trabajador del conocimiento promedio pasa 1,8 horas al día buscando información, según McKinsey . Esta estadística disparatada se corrobora con datos que revelan que el 46% de los empleados sienten agotamiento en relación con su carga de trabajo.
El papel de la IA como conservadora se vuelve esencial en este caso, ya que clasifica, prioriza y adapta la información en función de las necesidades individuales y del equipo para proporcionar la información adecuada en el momento adecuado. Un ejemplo de esto se puede ver en la grabación de reuniones. La grabación tradicional daría exactamente eso: una grabación completa. Si comparamos eso con algunos de los anotadores de IA disponibles actualmente, la diferencia es evidente. La necesidad de revisar horas de material grabado ha sido reemplazada por elementos de acción de IA rápidos e información resumida que le permiten avanzar al instante.
Además, a través del aprendizaje automático, la IA puede “aprender” qué tipos de información son más valiosos para equipos específicos e iterar con eso para reducir la carga cognitiva y promover un enfoque de alto impacto.
Mejorar la retención de conocimientos en una fuerza laboral móvil
El trabajo remoto e híbrido ha hecho que la retención de conocimientos sea un desafío único. Sin embargo, las herramientas de intercambio de conocimientos impulsadas por IA significan que cada miembro del equipo tiene acceso a información actualizada independientemente de la ubicación. El resultado es que el 55% de los trabajadores remotos cree que la mayoría de sus reuniones podrían haber sido por correo electrónico, lo que demuestra lo bien que se integra la IA en las fuerzas de trabajo para optimizar las bases de conocimiento básicas.
Superar las barreras culturales para compartir conocimientos mediante IA
A pesar de sus ventajas, la implementación de un sistema de intercambio de conocimientos basado en IA requiere un cambio cultural. Los equipos deben adoptar la transparencia y eliminar los silos que obstaculizan el flujo de conocimientos. Para promover este cambio, es esencial contar con un liderazgo fuerte, junto con un mensaje claro basado en el beneficio colectivo del conocimiento compartido. Una sugerencia para los líderes es que sean abiertos y den ejemplo de este comportamiento utilizando y contribuyendo activamente a las bases de conocimiento basadas en IA.
También es importante abordar las preocupaciones sobre privacidad y seguridad. Un informe de Cisco señala que el 76 % de los empleados se sienten más cómodos con la IA cuando las políticas de privacidad de datos son claras. Para generar confianza, las organizaciones pueden invertir en herramientas de IA con protocolos de cifrado sólidos y acceso restringido para garantizar la privacidad. Después de todo, el 78 % de los trabajadores que utilizan IA en sus trabajos traen sus propias herramientas (no soluciones proporcionadas por la empresa), así que trabaje con su equipo para permitir que la IA democratice el acceso al conocimiento y cree un lugar de trabajo donde todos contribuyan y se beneficien de la inteligencia colectiva. Al hacerlo, crea resiliencia y protege información valiosa.
En la era de la IA, el conocimiento no es solo un recurso en manos de unos pocos: es un activo fundamental accesible a todos, que impulsa a las empresas hacia un futuro más dinámico y resiliente donde se superen las brechas de conocimiento.
Fuente:
Medema, T. (2024, 20 noviembre). How AI-Driven Knowledge Can Build a Smarter Culture in Your Organization. Entrepreneur. https://www.entrepreneur.com/science-technology/the-surprising-role-ai-plays-in-creating-self-learning-team/482382