Cómo trabajar desde casa, según el equipo de Xataka México: consejos, trucos y hacks desde nuestra experiencia

El coronavirus COVID-19 ha cobrado más víctimas en México: los eventos no esenciales y reuniones de más de mil personas. Esto se ha traducido en una orden inapelable de aislamiento, pero no por eso se detiene el trabajo, y muchas empresas han adoptado -por fin- el trabajo desde casa.

Teletrabajo, trabajo desde casa, home office, le llamen como le llamen, es una práctica que para nosotros en Xataka México es más bien nuestro estilo de vida. Es por eso que con las nuevas indicaciones de salud, vemos la oportunidad de compartir nuestra experiencia, esperando que para algunas personas sirva de inspiración o consejo para que el periodo de aislamiento/home office sea más llevadero.

Cómo trabajar desde casa, según…

Antes de seguir, vamos a dejar en claro algunos puntos. Primero, no existe una biblia o guía definitiva para trabajar desde casa. Como con todo, cada persona es un mundo y funcionamos de manera diferente, por lo cual algunos consejos pueden no tener sentido para unos, pero ser funcionales para otros, como sucede con nosotros. Por eso compartimos cada uno nuestra experiencia.

Segundo, si bien hay mucho por cubrir respecto al home office, vamos a enfocarnos en cuatro aspectos: lugar de trabajo, preparación, herramientas y tips adicionales, los básicos para adentrarnos en este cómodo mundo que es trabajar desde casa. Dicho esto, comenzamos, y qué mejor manera que con la experiencia de nuestro coordinador editorial.

Rodrigo Garrido, 8 años haciendo home office

Rodrigo, quien mantiene girando los engranes de esta máquina llamada Xataka, dice:

Lugar de trabajo: Se me hace imprescindible tener un lugar específico para trabajar en casa. No necesariamente debe de ser un escritorio dedicado, pero sí una zona donde sepas que te puedes concentrar en lo que estás haciendo, y además donde sepas que si te sientas estás haciendo trabajo y no actividades de ocio. Recomiendo siempre una mesa (incluso un rincón del comedor), nada de un sillón y la computadora en las piernas, que terminará siendo cansado. Una cama, mucho menos.

Cuida la espalda. Las sillas de casa no son para nada parecidas a las de una oficina. Quizá ambas tengan la misma función, pero la comodidad tiene diferencias de lejos. Sé que con la situación quizá sea difícil adquirir una silla cómoda para hacer el trabajo en casa (sería lo ideal), pero sino cojines podrían ser solución momentánea. Esto va de la mano con la recomendación de trabajar en una mesa, ya que si necesitamos más altura para no cansar los brazos, podemos ponernos un cojín en las pompis. El otro cojín, en la espalda podría resultar más cómodo que el respaldo de una silla clásica.

Administra el tiempo. Primordial administrar el tiempo que se le da a cada tarea. Aquí alguna vez he usado la técnica Pomodoro, que no es más que un temporizador que programas por cierto tiempo y en ese lapso inviertes tus esfuerzos de forma intensiva, después tomas un descanso e inicias de nuevo (o con otra tarea si ya terminaste la anterior), y cada ciertos temporizadores (cuatro es lo ideal) tomas descansos más largos. Esto ayudará a concentrar esfuerzos en una tarea, omitiendo las distracciones (TW, FB, WA, etc). Hay muchas apps gratuitas para llevar a cabo la técnica, incluso extensiones para navegador

Haz saber a tu familia, amigos o roomies que estás trabajando. Uno de los mayores retos que pasé cuando inicie en home office fue que las gente cercana a mi entendiera que estoy trabajando, y no descansando. Esto es clave para evitar distracciones y, sobre todo, interrupciones que puede alargar de forma considerable alguna tarea. Sé que los que tienen hijos (especialmente pequeños) será algo bastante complicado, pero no imposible, menos cuando a ellos también los ponemos a realizar alguna tarea.

Apps y herramientas. Esto depende mucho de las que decida usar tu empresa, pero si quieres recomendaciones: ASANA para organizar tareas, Drive para compartir archivos, Hangouts para videollamadas y Slack para mensajería. Sé que para esta última WhatsApp es la primera alternativa, pero les aseguro, el ruido que se genera en un grupo y la falta de personalización de las notificaciones en ellos, para un trabajo, podría terminar en caos. Un monitor adicional también podría servir para ser “más productivo”, pero siendo algo que implica un gasto adicional, tampoco lo veo como algo imprescindible.

Óscar Steve, 3 años haciendo home office

Steve dice que uno de sus must es un escritorio despejado, para empezar:

Pocas cosas me funcionan tan bien como un escritorio despejado. Con pendientes anotados en tres plataformas distintas (me convertí en obsesivo de Keep, Asana y Microsoft To Do) es indispensable tener algo de espacio, aunque sea en el lugar físico donde pongo mis brazos por horas al día. Un escritorio organizado da la impresión de que al menos algo lo está, y me hace pensar que las 12 tareas del día también pueden ordenarse para acabarse en una sola jornada.

Mi escritorio se compone de un pequeño mueble para elevar el monitor a la altura de los ojos, un Echo para poner música, podcast, o establecer recordatorios rápidamente; y justo en el medio de la base del monitor hay un pequeño token, a lo ‘Inception’, para siempre tener algo entre manos mientras se piensa en algún tema.

Aunque reticente de Asana al inicio, ahora se ha convertido en mi compañero de todo el día. La aplicación para enlistar tareas pendientes no es infalible, algunos detalles como el que las tareas no puedan reordenarse rápidamente puede ser un dolor de cabeza, de forma que he tenido que recurrir a Microsoft To Do para compensar las carencias de la primera. Al menos las tareas de Asana pueden añadirse de forma automática al calendario de Google, que aunque básico, es justo lo que necesito.

Lo más difícil de trabajar vía remota es parar. Hacerlo pasa por aceptar que el trabajo no termina, que no importa cuántas horas se dediquen al día siempre habrá pendientes. Tener el escritorio al alcance es una peligrosa invitación a seguir en él. Aquí no hay nada como ser estrictos con uno mismo: a una hora habrá que parar, sí o sí. Si se puede, el lugar destinado para trabajar habría de estar en un cuarto que se destine exclusivamente para el trabajo, pero si ello no es posible la fuerza de voluntad lo será todo. No hay app o plataforma que evite seguir trabajando.

Por supuesto, esto no quiere decir que si la tarea lo demanda, uno no pueda seguir trabajando después de la hora autoimpuesta, pero es algo que debe ocurrir ocasionalmente, o si no, trabajar de más se convertirá en rutina, con la consecuente pérdida de tiempo que implica para dedicar a familia o recreación. Trabajar en casa difumina, muy discretamente, la división que debe haber entre familia y recreación, con trabajo.

Martín Pacheco, 10 años haciendo home office

Martín, el Paladín del teletrabajo, es fan de los muñecos y lo acompañan durante sus jornadas laborales en casa:

Tener una zona de trabajo limpia. No es necesario contar con un escritorio o estudio para poder trabajar, pero por lo menos sí utilizar una mesa exclusivamente para trabajar, donde podamos colocar nuestra computadora y alguna otra herramienta de trabajo. En lo personal me agrada “decorar” el lugar para sentirlo mucho más amigable. Es importante entender que nos encontramos trabajando, sin importar que estemos en nuestra casa, así que debemos enfocarnos en ello. Para eso es importante buscar un lugar de la casa que se encuentre alejado de toda la actividad de otras personas, para evitar distracciones. Si pueden tener un cuarto especial solo para trabajar, mucho mejor.

Los horarios se deben de respetar, sin importar que ya no existe el tiempo de traslado. Es importante despertar con tiempo de diferencia y realizar las actividades que hacíamos de manera normal, como puede ser bañarse o preparar algo de comer.

La música podría ser de ayuda. En ocasiones cuando me es complicado concentrarme utilizó música de fondo para relajarme, me voy a YouTube y busco “Music Radio”, donde me aparecen transmisiones en vivo con música de diferentes estilos que me ayuda mucho a concentrarme, además de que duran todo el día, así que no hay problema.

Google es la alternativa cuando se necesitan herramientas. Por ejemplo, si no cuentas con Office, puedes utilizar Google Docs, para compartir un archivo aprovechas Google Drive, si necesitas una nota que puedas tener en tu computadora como en el teléfono, te apoyas en Google Keep. Lo único que necesitamos es una cuenta de Gmail y con eso es suficiente. Por último, alejarse lo más que se pueda del smartphone, evitar las distracciones innecesarias como notificaciones de redes sociales o de juegos que no podemos atender. La clave es respetar los horarios de trabajo, como los de comida.

Raúl Álvarez, 6 años haciendo home office

Raúl, la más reciente readición al equipo de Xataka México, tiene muy claro que es muy importante “ponerse el chip para trabajar”:

Lo primero es ponerse el chip de que vamos a trabajar, entender de que no por estar en casa tenemos “tiempo libre”. No, estamos trabajando y debemos de llevar esa disciplina a nuestros hogares. En mi caso, llevo casi 6 años trabajando desde casa y entendí, a la mala y con mucho sufrimiento, que tenemos que ser disciplinados para que, por un lado, podamos cumplir nuestros objetivos; y por el otro, no terminar trabajando de más. Mi proceso diario contempla levantarme, bañarme, cambiarme y desayunar algo. Es un error trabajar en pijama y sin desayunar, ya que se me hace una falta de respeto a tu trabajo y actividad, además de que sirve para ponerte ese chip de “trabajo” que comentaba. Esto me ayuda a concentrarme, poner orden y controlar mis horarios, que a mi parecer es lo más complicado.

Entre todo esto también hay que dejarle claro a nuestros familiares y amigos, tanto los que viven en casa como los que no, que aunque estamos en casa estamos trabajando, y el estar ahí no significa que estamos disponibles para ir al super, lavar el coche, hacer reparaciones en la casa o sacar la basura. De ahí surge el tema de la gestión del tiempo. También necesitamos un lugar dedicado para trabajar, ventilado, cómodo y de ser posible, una habitación separada. Sí o sí necesitas una silla cómoda y si trabajas con una laptop, la recomendación es usar un teclado y mouse. De ser posible un monitor, pero vamos, no es obligatorio. Esto quiere decir que en la medida posible evitar trabajo en un sillón o desde la cama. Y si en nuestra casa hay mucho ruido y trabajaremos en el comedor, siempre usar audífonos.

Tenemos que fijarnos una hora de inicio, de comida y de salida, ya que el estar en casa tampoco significa que estamos 100% disponibles. Por salud mental debemos tener horario de trabajo y horario para entretenimiento, pero esto no significa que vamos a descansar y ver un capitulo de una serie en Netflix o una partida de ‘Smash Bros.’ En resumen, el error más común de trabajar en casa es que tendremos mucho más tiempo y libertad, y no, no es así. Para algunos será más fácil y otros se darán cuenta (como yo) que es más complicado de lo que parece y lo mejor es tener disciplina.

Antonio Cahun, siete años haciendo home office

A pesar de mi tiempo haciendo home office, considero que aún hay aspectos en donde puedo mejorar, sin embargo las prácticas y medidas que he adoptado hasta ahora han servido muy bien, la principal es la disciplina.

Comenzando por el lugar, considero que es muy importante tener un espacio dedicado única y exclusivamente para trabajar. Es recomendable una habitación aparte, pero tampoco primordial, ya que un escritorio o mesa en un rincón de la casa es suficiente para trabajar. Sea cual sea el espacio, debe estar limpio de distracciones y lo suficientemente grande hacer nuestras actividades de manera cómoda y tener siempre al alcance una taza de café (el que considero el único pre-requisito para entrar en modo trabajo) o un vaso con agua. Necesaria una base para mantener la computadora a la altura de los ojos y no cansar el cuello, una caja o un par de libros pueden funcionar, y opcionales son un monitor extra, teclado y mouse, al gusto y necesidad de cada quien.

Por cierto, recomendable tomar el desayuno antes de comenzar a trabajar, para no interrumpir actividades por el hambre. Si buscas algo más de proactividad, pueden hacerse actividades como revisar correo, leer noticias y tareas de este tipo mientras se come.

En cuanto a las herramientas, las principales son una silla cómoda y un buen dispositivo de sonido. Para algunos la silla de oficina puede no ser una inversión viable debido a que el home office es temporal, entonces la opción comentada por Rodrigo de cojines en una silla tradicional es la mejor. Respecto a la música, la considero mi principal arma para poder llevar a cabo mis tareas del día a día y estoy seguro que así como yo, hay muchos, entonces un buen altavoz (cuando es posible escuchar música a volumen alto) o un buen par de audífonos son esenciales.

También uso otras herramientas, básicamente todas de Google: Gmail para el correo, Docs para documentos en línea y en caso de necesitar respaldos en la nube, Keep para notas accesibles desde cualquier dispositivo, Calendario para eventos, y Hangouts para videollamadas. Ahora sí que Google es mi pastor y nada me faltará.

En el equipo de Xataka México estamos fervientemente en contra de WhatsApp como herramienta de mensajería laboral, sencillamente debido a que no tiene ningún tipo de orden; sin mencionar que es una tentación muy grande que puede matar totalmente la productividad (y lo hará si respondes aunque sea un mensaje). Por eso Slack es la mejor oficina móvil que puede haber -y tiene soporte para GIFs, así que no se necesita más.

Finalmente, para gestión de tareas en equipo está Asana, también la elección por defecto de Xataka. Sin embargo, para ponerse metas personales recomiendo Bullet, una web app muy sencilla, pero que me ha funcionado recientemente para ordenar tareas y pendientes.

Para la ejecución del trabajo desde casa es primordial fijar horas de inicio, comida y salida. Estrictamente comenzar a trabajar a la hora que se debe, y hacer las pausas necesarias para comer, pero más importante es hacerse a la idea de que, como dice Steve, el trabajo desde casa nunca termina, pero no por eso significa que debemos restar tiempo de ocio para trabajo. Por supuesto, queda claro que no siempre se puede seguir en estricta regla el reloj, pero cuando sea posible, hacerlo.

Además, levantarse de la silla cada hora aproximadamente aligera el cansancio del cuerpo, y aprovechar estas pausas para comer un snack, tomar agua o ir al baño es lo más recomendable.

Por último, he aquí el que considero mi secreto personal para el home office: es válido tomarse un tiempo para despejarse, pero no deben ser más de 15 minutos, y en la disciplina está el saber que se abandona un momento el trabajo, para después volver con más actitud para las labores. Desde tomar el teléfono para revisar Twitter o contestar mensajes de WhatsApp, jugar una partida de Smash Bros., recostarse, o ir a hacer una compra (aunque justo ahora la recomendación es solo salir si es enteramente necesario), es válido darse un respiro que evidentemente no debe repetirse más de un par de veces en el día. Una cosa es este respiro para salir del bloqueo y otra muy diferente es tomarse un par de minutos para ir al baño o por agua.

El home office es una práctica que para muchos nos es más cómoda que trasladarse a una oficina todos los días, y lidiar con todo lo que ello implica, y para otros será todo lo contrario. Sin embargo, esperamos que con estos consejos podamos ayudar a sobrellevar este aislamiento obligado en el que el país está sumido. Por cierto, casi sin querer, ha salido otro Xataka Basics México.

Fuente: 

ANTONIO CAHUN, A. C. (2020, 17 marzo). Cómo trabajar desde casa, según el equipo de Xataka México: consejos, trucos y hacks desde nuestra experiencia. Recuperado 18 marzo, 2020, de https://www.xataka.com.mx/otros-1/como-trabajar-casa-equipo-xataka-mexico-consejos-trucos-hacks-nuestra-experiencia