Entre los diversos desafíos de TI que afectaron a las organizaciones el año pasado, uno de los más significativos fue el volumen de contenido no administrado que creció masivamente.
Lo que comenzó como una consecuencia lógica del cambio de la noche a la mañana al trabajo remoto a principios de 2020 solo ha empeorado. Para las empresas de todo el mundo, el volumen de contenido crítico para el negocio que están creando crece sin control, y su gestión está muy dispersa entre lugares en la nube, discos duros corporativos y dispositivos personales.
Soluciones como Microsoft Teams , Slack y Skype son herramientas valiosas que han ayudado a los equipos remotos de todo el mundo a fomentar la colaboración y la conexión. A pesar de sus beneficios para la comunicación, también desempeñan un papel en la dispersión de contenido fuera del repositorio de contenido maestro de la organización, lo que puede presentar riesgos de seguridad en el entorno actual de trabajo desde casa.
Si no tienen cuidado, las empresas pueden encontrarse rápidamente con una gran cantidad de contenido en ubicaciones dispares, lo que plantea desafíos para que TI gobierne, legal para administrar los esfuerzos de cumplimiento y los usuarios finales para maximizar la productividad. Este fenómeno se conoce comúnmente como “expansión de contenido”.
La expansión de contenido representa uno de los desafíos de gestión de la información más complejos a los que se enfrentan las empresas en la actualidad, especialmente cuando es necesario migrar los datos a gran escala. Como resultado, la mayoría de los profesionales de TI abordan los proyectos de migración de datos con temor. Desde interrupciones del sistema hasta un flujo constante de tickets de soporte de clientes internos insatisfechos que no pueden acceder a datos de misión crítica, hasta bases de datos que funcionan mal y costos inesperados, la lista de obstáculos potenciales puede ser abrumadora.
En particular, migrar contenido a una nueva plataforma de colaboración y administración de datos durante una pandemia global (con una base de usuarios de trabajo desde casa) presenta complicaciones incluso para las empresas más organizadas. Si bien la pandemia puede haber creado una mayor urgencia en torno a estos proyectos, la migración efectiva todavía se basa en un enfoque sistemático y la educación continua del usuario final si las organizaciones quieren evitar errores comunes y cosechar las recompensas.
Una lista de verificación de posibles consideraciones a nivel empresarial y a nivel de proyecto incluye lo siguiente:
Consideraciones a nivel empresarial
- ¿Cuáles son las fuentes de datos? ¿Dónde están ubicados físicamente? Esta información jugará un papel esencial para determinar qué herramientas están disponibles para migrar los conjuntos de datos en cuestión.
- ¿Qué tan grande es la carga útil de datos? Más específicamente, ¿cuántos gigabytes, terabytes o más se deben mover? Además, ¿cuántos objetos, archivos y carpetas incluye eso?
- ¿Cuáles son los plazos y los hitos? Primero, ¿hay una fecha de finalización firme y qué contingencias pueden ocurrir si no se cumplen los plazos? Idealmente, los equipos deberían permitir suficiente tiempo para generar datos, ejecutar pruebas y decidir cuándo los usuarios dejarán de usar la fuente de datos original y se les pedirá que transicionen su actividad al nuevo repositorio de datos.
- ¿Qué habilidades y experiencias de migración están disponibles internamente? ¿El equipo responsable de la migración tiene experiencia relevante relacionada con el proyecto que se está llevando a cabo? Dependiendo de la respuesta a esa pregunta, las organizaciones pueden tomar una decisión informada sobre si contratar recursos externos para obtener más ayuda.
- ¿Hasta dónde llega el presupuesto de migración? Aunque ciertas soluciones de migración pueden parecer costosas, en realidad pueden simplificar el proceso, facilitando el uso de usuarios de cualquier conjunto de habilidades. Por el contrario, otros pueden ser más baratos pero requieren más administración y una experiencia más profunda, lo que significa que es posible que deba traer a un experto externo para que lo ayude.
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Consideraciones a nivel de proyecto
- ¿El proceso de migración debe realizarse como un grupo de trabajos más pequeños? En cualquier escenario de migración, habrá un desglose óptimo de responsabilidades, pero siempre es posible que las organizaciones no puedan mover un directorio completo a la vez. En su lugar, suele ser más práctico centrarse en migrar lotes manejables de directorios/datos en una serie de proyectos únicos.
- ¿Cómo está configurada la red? Por ejemplo, ¿cuáles son los virus antimalware, la configuración del cortafuegos y los parámetros generales de seguridad de TI? Estos factores afectarán la facilidad con la que se pueden mover los datos y la profundidad de la red y si los equipos de seguridad deben participar en el proceso de migración.
- ¿Es necesario migrar los permisos? Esta es una pregunta crítica que debe hacerse desde el principio, ya que no todas las herramientas admiten la migración de permisos.
- ¿La herramienta de migración permite cargas masivas de archivos más grandes? Esto ofrece un beneficio importante en el sentido de que la migración de “fragmentos” de datos en paralelo permite una transferencia más rápida de archivos más grandes. En caso de error, el fragmento en cuestión se puede volver a cargar, en lugar de ejecutar todo el proceso de migración de archivos nuevamente.
La migración efectiva no se trata solo de mover datos de un lugar a otro, también es un componente vital de cualquier estrategia integral de administración del ciclo de vida para evitar la expansión ineficiente del contenido.
Por ejemplo, la migración de datos es un requisito común del proceso típico de fusión y adquisición, un componente necesario de la estrategia de expansión comercial e incluso un posible resultado de una auditoría de cumplimiento. En cada situación, las organizaciones necesitan acceder a las herramientas adecuadas en el momento adecuado para mantener el control total sobre su contenido.
Y, en una era en la que muchos empleados trabajan desde casa y las empresas están creando fuerzas de trabajo altamente distribuidas en múltiples zonas horarias, la presión sobre las organizaciones está creciendo para ofrecer sistemas de gestión de datos seguros, prácticos y de alto rendimiento que satisfagan esas diversas necesidades. Las empresas que tengan éxito mejorarán su capacidad para cumplir con las reglas de privacidad y protección de datos, al mismo tiempo que mejorarán su capacidad para obtener el máximo valor del contenido de la organización.
Fuente:
Editor’s Choice. (2022k, marzo 11). Mastering migration: top tips for reining in content sprawl. Information Age. Recuperado 11 de marzo de 2022, de https://www.information-age.com/mastering-migration-top-tips-for-reining-in-content-sprawl-123498948/